11 Lưu ý khi ký hợp đồng thuê nhà để tránh rủi ro

Tìm được một căn nhà phù hợp về vị trí, diện tích và giá thuê mới chỉ là bước đầu. Để bảo vệ tiền cọc và quyền sử dụng chỗ ở ổn định, người thuê cần đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, đồng thời lưu lại đầy đủ giấy tờ, biên nhận và hiện trạng bàn giao.

Không ít tranh chấp thuê nhà bắt đầu từ những thỏa thuận tưởng như rất nhỏ: giá điện nước chỉ được nói miệng, hợp đồng không ghi thời hạn hoàn cọc, chủ nhà có thể tăng giá bất cứ lúc nào hoặc người ký hợp đồng không phải chủ sở hữu thực sự.

Dưới đây là 11 lưu ý khi ký hợp đồng thuê nhà giúp người thuê hạn chế những rủi ro phổ biến này.

Hợp đồng thuê nhà có bắt buộc phải lập thành văn bản?

Theo Điều 163 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng về nhà ở do các bên thỏa thuận và phải được lập thành văn bản, trong đó thể hiện các thông tin như chủ thể tham gia, đặc điểm nhà ở, giá thuê, phương thức thanh toán, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Đối với giao dịch thuê nhà ở, pháp luật không bắt buộc hợp đồng phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Nếu không có thỏa thuận khác, hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm ký kết.

Vì vậy, dù thuê phòng trọ, căn hộ hay nguyên căn, người thuê vẫn nên lập hợp đồng rõ ràng. Không nên chỉ thỏa thuận qua điện thoại hoặc tin nhắn, đặc biệt khi phải trả trước nhiều tháng tiền thuê và tiền cọc.

1. Xác minh người cho thuê có quyền ký hợp đồng

Trước khi chuyển tiền cọc, hãy kiểm tra người ký hợp đồng có phải là chủ sở hữu hoặc người được phép cho thuê căn nhà hay không.

Người thuê nên đề nghị đối chiếu:

• Giấy tờ tùy thân của bên cho thuê;

• Giấy tờ thể hiện quyền sở hữu hoặc quyền quản lý căn nhà;

• Địa chỉ, số căn hộ, số phòng và thông tin thực tế của nhà cho thuê;

• Văn bản ủy quyền nếu người ký hợp đồng không phải chủ sở hữu;

• Sự đồng ý của các đồng sở hữu trong trường hợp nhà thuộc sở hữu chung.
  
  

Pháp luật không quy định mọi trường hợp cho thuê nhà đều phải có Giấy chứng nhận như một điều kiện bắt buộc. Tuy nhiên, kiểm tra giấy tờ về quyền sở hữu và quyền cho thuê là bước quản trị rủi ro cần thiết.

Nếu ký với người được ủy quyền, cần kiểm tra rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền. Văn bản phải thể hiện người này có quyền ký hợp đồng, nhận tiền cọc, nhận tiền thuê và giải quyết việc chấm dứt hợp đồng.

Dấu hiệu nên thận trọng: người cho thuê từ chối cung cấp thông tin, yêu cầu chuyển cọc gấp, tên người nhận tiền không trùng với người ký hoặc liên tục giải thích rằng “chủ nhà đang ở xa” nhưng không có giấy ủy quyền.

2. Ghi chính xác căn nhà và diện tích được thuê

Hợp đồng cần mô tả đúng tài sản bàn giao, tránh chỉ ghi chung chung như “cho thuê phòng tại địa chỉ…”.

Thông tin nên có gồm:

• Địa chỉ đầy đủ;

• Số phòng, số tầng hoặc mã căn hộ;

• Diện tích sử dụng;

• Mục đích thuê;

• Khu vực sử dụng riêng;

• Khu vực dùng chung;

• Chỗ để xe;

• Nội thất và thiết bị đi kèm;

• Số lượng chìa khóa, thẻ từ hoặc điều khiển được bàn giao.
  
  

Nếu thuê nguyên căn nhưng có một phòng bị khóa hoặc chủ nhà vẫn giữ quyền sử dụng một phần diện tích, nội dung này phải được ghi rõ. Với căn hộ chung cư, nên kiểm tra thêm nội quy tòa nhà, phí quản lý, quy định gửi xe, nuôi thú cưng và số người được đăng ký cư trú.

3. Kiểm tra chất lượng và mức độ an toàn trước khi nhận nhà

Theo Điều 160 Luật Nhà ở 2023, nhà ở cho thuê phải bảo đảm chất lượng, an toàn cho người thuê, có hệ thống điện, cấp nước, thoát nước và bảo đảm vệ sinh môi trường, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Trước khi ký, người thuê nên trực tiếp kiểm tra:

• Tường, trần và sàn có bị nứt, thấm hoặc dột hay không;

• Cửa chính, cửa sổ và khóa có hoạt động tốt không;

• Hệ thống điện có dấu hiệu quá tải, chập cháy hay đấu nối tạm bợ không;

• Nguồn nước, thoát nước và nhà vệ sinh;

• Lối thoát nạn, bình chữa cháy và khu vực để xe;

• Điều hòa, bình nóng lạnh, bếp, máy giặt và thiết bị được bàn giao;

• Tiếng ồn, an ninh và tình trạng ngập nước của khu vực.
  
  

Những điểm hư hỏng có sẵn cần được ghi vào biên bản bàn giao. Không nên tin vào lời hứa “sẽ sửa sau khi dọn vào” nếu hợp đồng không ghi hạng mục, người chịu chi phí và thời hạn hoàn thành.

4. Chốt đầy đủ giá thuê và tất cả chi phí phát sinh

Ngoài tiền thuê nhà, người thuê có thể phải trả nhiều khoản khác. Hợp đồng nên liệt kê riêng từng khoản thay vì ghi chung là “các phí dịch vụ theo quy định”.

Cần làm rõ:

• Tiền thuê mỗi tháng;

• Ngày đến hạn thanh toán;

• Trả theo tháng, quý hay nhiều tháng một lần;

• Tiền điện và cách tính;

• Tiền nước và cách tính;

• Phí quản lý;

• Phí gửi xe;

• Phí internet, vệ sinh hoặc sử dụng tiện ích;

• Thuế, phí ngân hàng và các khoản khác nếu có;

• Trường hợp thay đổi đơn giá và thời gian thông báo.
  
  

Nếu điện, nước tính theo đồng hồ, cần ghi số công tơ và chỉ số tại thời điểm nhận nhà. Nếu tính theo đầu người hoặc theo mức cố định, hợp đồng phải ghi con số cụ thể.

Không nên chấp nhận các câu như “giá điện nước theo giá chung”, “phí có thể thay đổi” hoặc “chủ nhà sẽ thông báo sau”. Đây là những nội dung rất dễ phát sinh tranh chấp.

5. Quy định rõ khi nào chủ nhà được tăng giá

Giá thuê, thời hạn thuê và hình thức thanh toán do các bên thỏa thuận. Vì vậy, hợp đồng nên xác định:

• Giá thuê được giữ ổn định trong bao lâu;

• Thời điểm được xem xét điều chỉnh;

• Mức tăng tối đa hoặc cách xác định giá mới;

• Thời gian chủ nhà phải thông báo trước;

• Quyền chấm dứt hợp đồng và việc hoàn cọc nếu hai bên không thống nhất.
  
  

Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023, người thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu bên cho thuê tăng giá bất hợp lý hoặc tăng giá mà không thông báo trước theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Một điều khoản an toàn có thể được viết theo hướng: “Giá thuê được giữ nguyên trong 12 tháng. Mọi thay đổi phải được hai bên thống nhất bằng văn bản trước ít nhất 30 ngày”.

6. Làm rõ mục đích và điều kiện hoàn tiền cọc

Tiền cọc thường là nội dung gây tranh chấp nhiều nhất. Hợp đồng phải thể hiện tối thiểu:

• Số tiền cọc;

• Ngày và hình thức giao nhận;

• Mục đích của khoản cọc;

• Khoản cọc có được trừ vào tiền thuê hay không;

• Các trường hợp được khấu trừ;

• Cách xác định thiệt hại;

• Thời hạn hoàn cọc;

• Phương thức hoàn tiền;

• Cách xử lý nếu một bên chấm dứt hợp đồng trước hạn.
  
  

Cần phân biệt “cọc giữ chỗ” trước khi ký hợp đồng với “cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng” trong thời gian thuê. Nếu chỉ chuyển tiền nhưng không có giấy nhận cọc hoặc nội dung chuyển khoản rõ ràng, người thuê sẽ khó chứng minh mục đích của khoản tiền.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, việc xử lý tài sản đặt cọc trước hết phụ thuộc vào mục đích đặt cọc và thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy, không nên chỉ ghi “cọc hai tháng” mà không quy định điều kiện hoàn trả.

Khi thanh lý hợp đồng, chủ nhà chỉ nên khấu trừ những khoản có căn cứ như tiền thuê còn thiếu, hóa đơn chưa thanh toán hoặc thiệt hại thực tế thuộc trách nhiệm của người thuê. Hợp đồng cũng cần phân biệt hư hỏng do người thuê gây ra với hao mòn tự nhiên trong quá trình sử dụng.

7. Ghi cụ thể thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt trước hạn

Hợp đồng cần ghi chính xác ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời điểm bàn giao nhà. Nếu có nhu cầu thuê dài hạn, nên bổ sung điều kiện gia hạn và thời hạn thông báo trước khi hết hợp đồng.

Đối với việc chấm dứt trước hạn, cần trả lời rõ các câu hỏi:

• Người thuê phải báo trước bao nhiêu ngày?

• Có bị phạt hoặc mất cọc không?

• Chủ nhà được lấy lại nhà trước hạn trong trường hợp nào?

• Nếu chủ nhà lấy lại nhà không do lỗi của người thuê thì phải hoàn trả những khoản nào?

• Tiền thuê đã trả trước được xử lý ra sao?

• Việc tìm người thuê thay thế có được chấp nhận không?
  
  

Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023, trong thời hạn thuê, bên cho thuê không được tự ý chấm dứt hợp đồng và thu hồi nhà, trừ những trường hợp luật định như người thuê không trả đủ tiền từ ba tháng trở lên, sử dụng sai mục đích, tự ý cải tạo hoặc cho thuê lại khi chưa được đồng ý.

Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải thông báo cho bên còn lại trước ít nhất 30 ngày, trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác. Nếu vi phạm nghĩa vụ thông báo và gây thiệt hại, bên vi phạm có thể phải bồi thường.

8. Phân định trách nhiệm sửa chữa và bảo trì

Hợp đồng nên tách rõ ba nhóm:

1. Hư hỏng có sẵn trước khi bàn giao;

2. Hao mòn tự nhiên hoặc hư hỏng kỹ thuật trong quá trình sử dụng;

3. Hư hỏng do lỗi của người thuê.
   
   

Theo Bộ luật Dân sự 2015, bên cho thuê có trách nhiệm duy trì tài sản trong tình trạng phù hợp với mục đích thuê và sửa chữa các hư hỏng, khuyết tật, trừ những hư hỏng nhỏ mà người thuê thường phải tự xử lý.

Nếu chủ nhà đã được thông báo nhưng không sửa chữa hoặc sửa chữa không kịp thời, pháp luật cho phép người thuê tự sửa với chi phí hợp lý, sau khi thông báo, và yêu cầu bên cho thuê thanh toán chi phí. Tuy nhiên, để tránh tranh chấp, hợp đồng nên quy định rõ cách thông báo, thời gian phản hồi và yêu cầu về hóa đơn, chứng từ.

Không nên tự ý đục tường, thay khóa, cải tạo hoặc lắp đặt thiết bị cố định khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của chủ nhà.

9. Thỏa thuận về người ở cùng, khách đến và cho thuê lại

Người thuê cần kiểm tra hợp đồng có giới hạn số người ở, thời gian khách lưu trú, việc nuôi thú cưng hoặc sử dụng nhà để làm việc, kinh doanh hay không.

Nếu dự định ở ghép, cho người thân chuyển đến hoặc cho thuê lại một phần căn nhà, cần được bên cho thuê đồng ý và ghi vào hợp đồng hoặc phụ lục. Luật Nhà ở 2023 quy định người thuê chỉ được cho thuê lại nhà nếu được bên cho thuê đồng ý.

Các nội dung nên được làm rõ gồm:

• Danh sách người ở;

• Điều kiện bổ sung người ở;

• Phụ phí nếu tăng số người;

• Quy định đối với khách ở qua đêm;

• Trách nhiệm của người thuê đối với người ở cùng;

• Có được chuyển nhượng hợp đồng hoặc tìm người thuê thay thế hay không.
  
  

10. Ghi nhận quyền riêng tư và việc chủ nhà vào kiểm tra nhà

Một số hợp đồng trao cho chủ nhà quyền “kiểm tra nhà bất cứ lúc nào”. Điều khoản này dễ ảnh hưởng đến quyền sử dụng ổn định và đời sống riêng tư của người thuê.

Hai bên nên thỏa thuận rằng chủ nhà chỉ vào nhà khi:

• Có sự đồng ý của người thuê;

• Đã thông báo trước trong một khoảng thời gian hợp lý;

• Cần sửa chữa hoặc kiểm tra hạng mục cụ thể;

• Có tình huống khẩn cấp như cháy, rò rỉ nước hoặc nguy cơ mất an toàn.
  
  

Cũng cần làm rõ ai được giữ chìa khóa dự phòng, khu vực nào có camera và thời gian lưu trữ dữ liệu. Camera không nên được lắp tại những vị trí xâm phạm không gian riêng tư của người thuê.

11. Lập biên bản bàn giao và lưu toàn bộ chứng từ

Hợp đồng chỉ phản ánh thỏa thuận. Biên bản bàn giao mới là tài liệu giúp xác định người thuê đã nhận nhà trong tình trạng nào.

Biên bản nên ghi:

• Ngày, giờ bàn giao;

• Tình trạng tường, trần, sàn và thiết bị;

• Danh mục nội thất;

• Chỉ số điện, nước;

• Số chìa khóa và thẻ từ;

• Các lỗi hoặc hư hỏng có sẵn;

• Hình ảnh, video đính kèm;

• Chữ ký của hai bên.
  
  

Người thuê nên lưu hợp đồng, phụ lục, biên nhận tiền cọc, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn và các trao đổi quan trọng. Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ, chẳng hạn: “Tiền cọc thuê căn hộ A, theo hợp đồng ngày…”.

Khi trả nhà, hai bên cần lập biên bản thanh lý, chốt điện nước và xác nhận thời hạn hoàn cọc. Không nên chỉ giao chìa khóa rồi chờ chủ nhà “kiểm tra sau”.

Đừng bỏ qua việc đăng ký tạm trú

Theo Điều 27 Luật Cư trú 2020, công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú từ 30 ngày trở lên phải đăng ký tạm trú.

Trước khi ký hợp đồng, người thuê nên hỏi rõ chủ nhà có phối hợp cung cấp hoặc xác nhận thông tin cần thiết để đăng ký tạm trú hay không. Nội dung này nên được ghi trong hợp đồng, đặc biệt khi người thuê cần giấy tờ cư trú để làm việc, học tập hoặc thực hiện thủ tục hành chính.

Những điều khoản người thuê không nên ký vội

Hãy yêu cầu giải thích hoặc sửa lại nếu hợp đồng có những nội dung như:

• Chủ nhà được tăng giá vào bất cứ thời điểm nào;

• Người thuê mất toàn bộ tiền cọc trong mọi trường hợp;

• Chủ nhà được lấy lại nhà mà không cần báo trước;

• Chủ nhà không chịu trách nhiệm đối với mọi hư hỏng;

• Người thuê phải bồi thường cả hao mòn tự nhiên;

• Chi phí điện, nước và dịch vụ “tính theo quy định của chủ nhà”;

• Chủ nhà được tự ý vào nhà;

• Hợp đồng còn nhiều chỗ trống;

• Phụ lục được viện dẫn nhưng không được cung cấp;

• Chỉ chủ nhà giữ bản hợp đồng gốc.
  
  

Nếu có chỉnh sửa bằng tay, hai bên nên ký xác nhận ngay tại phần sửa. Người thuê cần giữ ít nhất một bản có đầy đủ chữ ký và phụ lục kèm theo.

Checklist trước khi ký hợp đồng thuê nhà

Trước khi chuyển tiền, hãy kiểm tra nhanh:

• Đã xác minh người cho thuê và quyền cho thuê;  
• Địa chỉ, số phòng và diện tích ghi đúng;  
• Đã kiểm tra chất lượng, an toàn và lối thoát nạn;  
• Giá thuê và ngày thanh toán rõ ràng;  
• Có đầy đủ đơn giá điện, nước và các khoản phí;  
• Có điều kiện điều chỉnh giá thuê;  Số tiền cọc và thời hạn hoàn cọc cụ thể;  
• Có quy định về chấm dứt trước hạn;  
• Trách nhiệm sửa chữa được phân định;  
• Số người ở và việc cho thuê lại được làm rõ;  
• Chủ nhà cam kết phối hợp đăng ký tạm trú;  
• Có biên bản bàn giao và ảnh hiện trạng;  
• Mọi chỗ trống đã được gạch bỏ;  
• Mỗi bên giữ một bản hợp đồng;  
• Thanh toán có biên nhận hoặc chứng từ chuyển khoản.
  
  
  

Một hợp đồng thuê nhà tốt không cần sử dụng quá nhiều thuật ngữ pháp lý, nhưng phải trả lời rõ ba vấn đề: người thuê nhận được gì, phải thanh toán những khoản nào và điều gì xảy ra khi một bên không tiếp tục hợp đồng. Đọc kỹ trước khi ký, lập biên bản bàn giao và lưu đầy đủ chứng từ sẽ giúp người thuê bảo vệ tiền cọc, hạn chế chi phí phát sinh và chủ động hơn nếu xảy ra tranh chấp.

Đang tìm phòng trọ, căn hộ hoặc nhà cho thuê? TheHousing.vn giúp kết nối người thuê với người cho thuê, tạo điều kiện để hai bên trao đổi thông tin rõ ràng trước khi đi đến thỏa thuận. Bạn có nhà hoặc phòng đang trống? Hãy đăng tin với thông tin đầy đủ về giá, chi phí, tiện nghi và điều kiện thuê để tiếp cận đúng khách hàng, rút ngắn thời gian tìm người thuê phù hợp.